Mobiles Scannen und Cloud-Systeme: BMF veröffentlicht neue GoBD

Die Finanzverwaltung hatte ihr Schreiben zur Neufassung der GoBD zunächst wieder zurückgezogen, doch am 28.11.2019 final veröffentlicht. Im Rahmen der GoBD, die bereits seit dem 01.01.2015 anzuwenden sind, werden Grundsätze für die Ordnungsmäßigkeit buchführungsrelevanter IT-Systeme festgelegt. Im Folgenden finden Sie einige punktuelle Änderungen, die seit dem 01.01.2020 gelten:

• Ausnahmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung sind enger gefasst worden. Hier muss der Unternehmer nachweisen, dass die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls aus technischen, betriebswirtschaftlichen oder praktischen Gründen unmöglich ist.
• Die Erfassung von Belegen durch Fotografie (z.B. mittels eines Smartphones) ist möglich. Dies darf auch im Ausland geschehen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder dort empfangen wurden. Entsprechende Abbildungen müssen am Bildschirm lesbar sein.
• Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format konvertiert, sind eigentlich beide Versionen zu archivieren. Allerdings kann auf die Archivierung der Ursprungsversion verzichtet werden, wenn keine Veränderung der Daten stattfand, der Datenzugriff der Finanzverwaltung nicht eingeschränkt und der Vorgang in der Verfahrensdokumentation dargestellt wird.

(aus: Ausgabe 03/2020)