Mandantendaten: Kosten für Aufbewahrung sind nicht rückstellungsfähig

Wenn Unternehmen ihre Datenbestände sicher aufbewahren wollen, greifen sie häufig auf externe Rechenzentren zurück.

Eine Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft aus Thüringen hatte sich vor Jahren für diesen Weg entschieden und ließ ihre Mandantendaten für jeweils zehn Jahre im Rechenzentrum der Firma DATEV aufbewahren. In ihrem Jahresabschluss hatte sie gewinnmindernde Rückstellungen für die Aufbewahrungskosten gebildet. Die Gesellschaft argumentierte, dass die zu zahlenden Beträge für die Aufbewahrung bereits mit den Mandantenhonoraren für die laufende Buchführung oder die Jahresabschlusserstellung abgegolten seien und nach der Steuerberatervergütungsverordnung nicht gesondert berechnet werden könnten.

Der Bundesfinanzhof urteilte jedoch, dass für die Aufbewahrung keine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden darf. Das Gericht verwies darauf, dass die Arbeitsergebnisse von Steuerberatern mit der Bezahlung ihres Honorars in das Eigentum des jeweiligen Mandanten übergehen und der jeweilige Berufsträger (Steuerberater) nach dem Steuerberatungsgesetz nicht öffentlich-rechtlich verpflichtet ist, die Daten aufzubewahren. Die klagende Gesellschaft hatte sich auch nicht zivilrechtlich gegenüber ihren Mandanten zur Aufbewahrung verpflichtet, so dass auch keine zivilrechtliche ungewisse Verbindlichkeit bestand.

Hinweis: Die Rechtsprechung entzieht Unternehmen also die Möglichkeit, Aufbewahrungskosten über eine Rückstellungsbildung sofort in einem Betrag einkommensmindernd geltend zu machen (als Summe eines zehn Jahre betreffenden Aufwands). Der Betriebsausgabenabzug an sich wird von dem Urteil nicht berührt.

(aus: Ausgabe 11/2019)